Reprezentacja spółki z o.o.

Reprezentacja spółki z o.o.

Zgodnie z kodeksem spółek handlowych zarząd jest organem reprezentującym spółkę. W skład tego organu mogą wchodzić wyłącznie osoby fizyczne mające pełną zdolność do czynności prawnych.  Artykuł 204 § 2 k.s.h. jasno stanowi, że prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Prawa do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich.

Nieskuteczne względem osób trzecich będą zatem te regulacje umowne, które ograniczają samo prawo członka zarządu do reprezentowania spółki (SN z 24.10.1996 r. (III CZP 112/96, OSNC 1997). Przykładowe postanowienia umowne to: postanowienie ograniczające zakres spraw, w których dany członek zarządu może reprezentować spółkę, czy postanowienie ograniczające prawo reprezentacji danego członka zarządu o charakterze przedmiotowym, podmiotowym, miejscowym, czasowym, mieszanym itp. Regulacja art. 204 § 2 k.s.h. mówiąca o nieskuteczności ograniczeń prawa do reprezentowania spółki wobec osób trzecich dotyczy jedynie ograniczeń wynikających z umowy spółki lub uchwał wspólników, nie ma natomiast zastosowania do ograniczeń wynikających z przepisów prawa. Pierwsza grupa ograniczeń (wynikających z umowy spółki lub uchwał wspólników) może co najwyżej narazić członka zarządu na odpowiedzialność wobec spółki, co ma jedynie wewnętrzny charakter.

Naruszenie ograniczeń wynikających z przepisów prawa ma natomiast wpływ na skuteczność dokonywanej czynności i co za tym idzie może mieć istotne znaczenie dla osób trzecich, albowiem powyższe naruszenie może prowadzić do nieważności takiej czynności prawnej (np. art. 17 § 1–2 KSH „Jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna”).

Niemniej jednak ustawodawca, w niektórych sytuacjach daje członkom zarządu prawo do jednoosobowego działania bez względu na zasady reprezentacji funkcjonujące w spółce. Ze względu na szczególną wagę oraz ogromne znaczenie dla członków zarządu kwestii wniosku o ogłoszenie upadłości spółki z o.o. jako przykład wskazuję na przepis z art. 20 ust. 2 pkt 2 Prawa upadłościowego i naprawczego, zgodnie z którym do złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki z o.o. uprawniony jest każdy, kto na podstawie ustawy, umowy spółki lub statutu ma prawo do prowadzenia spraw dłużnika i do jego reprezentowania, samodzielnie lub łącznie z innymi osobami. Regulacja ta ma charakter szczególny, bowiem uprawnia członka zarządu bez względu na sposób reprezentacji spółki do jednoosobowego złożenia powyższego wniosku. Pamiętać należy, iż poprzez zgłoszenie takiego wniosku członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności, o której mowa w art. 299 k.s.h.

Ograniczenie, o którym mowa w art. 204 § 2 k.s.h. nie dotyczy z kolei pełnomocnika ustanowionego przez zarząd do reprezentacji spółki. W takiej sytuacji ograniczenia w reprezentacji wynikać będą z treści takiego pełnomocnictwa oraz przepisów kodeksu cywilnego. Warto również dodać, że zgodnie z art. 205 § 3 k.s.h. przepisy dotyczące sposobu reprezentacji w spółkach wieloosobowych nie wyłączają ustanowienia prokury jednoosobowej lub łącznej i nie ograniczają praw prokurentów wynikających z przepisów o prokurze.

Jeśli zarząd jest jednoosobowy wszystkie uprawnienia do reprezentacji spółki przysługują jedynemu członkowi zarządu. Natomiast w przypadku zarządu wieloosobowego reprezentacja spółki odbywa się poprzez współdziałanie dwóch członków zarządu lub członka zarządu i prokurenta.  Jest to rozwiązanie  kodeksowe i występuje w przypadku, gdy wspólnicy nie zmodyfikowali sposoby reprezentacji w umowie spółki.

Modyfikacje wyżej opisanego sposoby reprezentacji w przypadku zarządu wieloosobowego są prawnie dopuszczalne i w praktyce bardzo częste. Wspólnicy zatem decydują jak prezentować się będzie sposób reprezentacji w ich spółce dostosowując go do potrzeb oraz specyfiki danej spółki. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zmodyfikować reprezentację łączną, np. wprowadzając wymóg współdziałania trzech lub czterech członków zarządu, wymóg współdziałania z prezesem zarządu lub nawet wymóg współdziałania wszystkich członków zarządu, co może być w niektórych sytuacjach niepraktyczne. Bardzo popularna, w szczególności w przypadku spółek o mniejszym kapitale zakładowym i prostszej strukturze organizacyjnej jest reprezentacja przez każdego członka zarządu samodzielnie. Zdarza się również, że do samodzielnej reprezentacji uprawniony jest wyłącznie prezes zarządu, natomiast pozostali członkowie zarządu muszą współdziałać łącznie. Jest to tak zwana reprezentacja mieszana. W tym miejscu należy zwrócić ponownie uwagę, iż prawo członka zarządu do prowadzenia spraw i reprezentacji spółki dotyczy czynności sądowych i pozasądowych. Prawo nie zakazuje modyfikacji sposobu reprezentacji, np. poprzez uchylenie wymogu reprezentacji łącznej, jedynie do co jednej grupy czynności, np. pozasądowych, pozostawiając czynności sądowe pod reżimem art. 205 § 1 k.s.h. Należy mieć wszakże na względzie, że uchylenie takie musi być wyraźnie przewidziane w umowie spółki, na co wskazuje Sąd Najwyższy w swoim postanowieniu z dnia 26 listopada 2010r., IV CZ 115/10.

Pamiętać jednak należy, iż przedstawione powyżej sposoby reprezentacji dotyczą jedynie reprezentacji czynnej, tj. składania oświadczeń w imieniu spółki, natomiast kwestię reprezentacji biernej, tj. przyjmowania oświadczeń woli (zgodnie z orzecznictwem także wiedzy; patrz wyr. SN z 18. 5.2012 r., IV CSK 486/11) w imieniu spółki reguluje przepis z art. 205 § 2 k.s.h., który ma charakter bezwzględnie obowiązujący i co za tym idzie wspólnicy nie są uprawnieni do umownych modyfikacji w tym zakresie. Zatem jeżeli osoba trzecia nosi się z zamiarem złożenia oświadczenia wobec spółki z o.o. może to skutecznie uczynić poprzez złożenie oświadczenia któremukolwiek z członków zarządu spółki lub prokurentowi o ile jest on w spółce ustanowiony. Zasada jednoosobowej reprezentacji obowiązuje bez względu na to czy prokura ma charakter łączny czy samoistny.

Może się również tak zdarzyć, że członkowie zarządu spółki, w której funkcjonuje zasada reprezentacji łącznej dwuosobowej, nie będą z faktycznych względów w stanie zachować tego sposobu reprezentacji, np. w przypadku przyszłego wyjazdu służbowego jednego z członków zarządu. W takim razie pomocne może być umocowanie pełnomocnika. Oczywiście do prawidłowego udzielenia przedmiotowego pełnomocnictwa potrzebne będzie współdziałanie dwóch członków zarządu zgodnie z zasadą reprezentacji. Pełnomocnictwo takie może zostać udzielone osobie trzeciej, natomiast rodzi się pytanie czy w takim przypadku umocowanym  może być jeden z członków zarządu? Członek zarządu jest de facto osobą, która najlepiej orientuje się w sprawach spółki i z punktu widzenia jej interesów będzie on najkorzystniejszym kandydatem.

W celu odpowiedzi na wyżej postawione pytanie należy spojrzeć na stanowisko Sądu Najwyższego w tym przedmiocie. Najważniejszym orzeczeniem dotyczącym tej materii jest uchwała Sądu Najwyższego z  23 sierpnia 2006 r., III CZP 68/06, OSNC 2007/6/82. Zgodnie ze wskazaniem SN „członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, uprawniony umową spółki do jej reprezentowania łącznie z drugim członkiem zarządu, może być ustanowiony pełnomocnikiem do poszczególnych czynności”. Sąd w swojej uchwale wskazał na brak ustawowego zakazu udzielania takiego umocowania członkowi zarządu oraz podkreślił, że organ osoby prawnej oraz pełnomocnik takiej osoby to dwie odrębne instytucje prawne i nie należy ich utożsamiać. Zatem odpowiedź na pytanie czy członek zarządu może być umocowany do reprezentacji jako pełnomocnik jest twierdząca.

Na koniec warto oczywiście przypomnieć o ograniczeniach dotyczących reprezentacji spółki z o.o., przy zawieraniu umów z członkiem zarządu oraz w sporze z nim. W celu zgłębienia tej problematyki odsyłam do artykułu.

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej.

• Wojciech Wojtala
• Prawo spółek handlowych
• 23 sty 2020